第5回 2005年5月18日 Microsoft Wordを使った文書編集

• Word(2003)の概要
  • Wordの起動
  • ウィンドウ構成
  • コマンド(操作）の実行
• 文書の作成と保存
  • 文書の作成
  • 基本操作
  • 文書の保存
  • Wordの終了
• 書類作り実習1
  • とにかく文字を打ち込む
  • 文字のフォント、サイズ、スタイル設定
  • 段落表示形式の設定
  • ページ設定
  • 図の貼り付け
  • ヘッダーとフッター
• 書類作り実習2

Word（2003）の概要

Wordの起動

タスクバー→スタート(クリック）→プログラム→Microsoft Office→Microsoft Word

ウィンドウ構成

各部の名称

またコマンド操作によっては以下のような作業ウィンドウが上のウインドウの右に表示されることがある。(スペース倹約などで） 表示させたくないときはこのウィンドウのクローズボタンを押す。 表示はメニューの表示→作業ウィンドウで設定。

コマンド(操作)の実行

• メニューバーによる操作

  

  上のメニュー項目からプルダウンさせその中から必要な操作を選択。とくに操作のなかで使用頻度の高いコマンドはCtrl+？ （？はアルファベット1文字）の形式で直接コマンドの実行を行える。例えば以下の編集メニューでは
  
  例えば上のメニュー操作の中でよく使う操作として一つ前の操作のキャンセル（Ctrl+Z）、コピー（Ctrl+C）、 切り取り（CTRL+X）、あるいは貼り付け（CTRL+V）などがあるがそれらはCtrlキーを押しながらアルファベット 1文字押すだけでメニューをプルダウンさせなくても実行できる。このキー（Ctrl+アルファベットキー）操作 を覚えておくと操作効率は格段に向上する。

• ショートカット操作

  操作の対象となるところでマウス右ボタンクリックにより出すメニュー。ここから次の操作を選択できる。

  

• ツールバーによる操作

  メニュー中比較的使用頻度の高いコマンドは直感的なシンボル(アイコン）として並べてある。これをツールバーと呼ぶ。 ウィンドウ上部には以下のような「標準」ツールと「書式設定」ツールが並べられている。

  

  また下部には「ファンクションキー表示」と「図形描画」ツールバーが以下のように並べられている。

  

  ツールバーは便利であるがその表示により文書画面4行分の表示が犠牲になる。とくに使うの以外はメニュー表示→ツールバーから 必要なもののみを残し他はチェックをはずしておいたほうがよいかもしれない。よく使うのは上部にある「標準」、「書式設定」である。 また左のヘッダー部分をドラッグすれば独立ウィンドウとしておくこともできるし、右か左へりに縦長にも設定しておける。

文書の作成と保存

文書の作成

• 新規作成

  ファイルメニュー→新規作成→新規→白紙の文書、あるいはをクリック

• 既存文書のオープン（改訂、再編集）

  すでに存在している文書のオープン　ファイルメニュー→目的の文書のあるフォルダーに移動、ダブルクリック、あるいは をクリック あるいは目的の文書のあるフォルダーに移動してそのアイコンをダブルクリック

基本操作

• (文字挿入）ポインタの移動

  [→]、[←]、[↓]、[↑]、[Home]、[End]、[PageUp]、[PageDown]、およびそれらと[Ctrl]キーの組み合わせ、あるいは マウスクリックによる任意入力位置へのポインタ移動

• コピー・切り取り(カット）、貼り付け（ペースト）

  メニューバー→編集→切り取り（Ctrl+X）、コピー（Ctrl+C）、貼り付け（Ctrl+V）、あるいは対応するツールバー
  対象としたい文字列をクリックアンドドラッグで選択、 コピーか切り取りを選択、そして挿入したいところにポインタをもっていってクリック、そして貼り付け。

• 文書表示モードの変更

  文書の表示モードを細かく変更できる。文書編集ウィンドウの左下隅に
  
  がある。左から下書き、Webレイアウト、印刷レイアウト、アウトライン、閲覧レイアウトの表示モードを示している。閲覧レイアウトに設定した後は このツールボックスの表示がなくなってしまう。この場合は表示メニュー→（いずれかの）レイアウトを選択しなおさなければならない。通常は 印刷レイアウトでよい(上記図のように）。

• 画面表示の拡大・縮小

  の三角のところをクリックして表示サイズを調整。

• オートコレクト

  慣れてくると便利なのだがそれでも混乱する機能として入力支援と入力自動訂正機能（オートコレクト）がある。それらについてみてみよう。

  • 入力支援

    行頭にてたとえば「よろしく」あるいは「宜しく」と打ち込むと先読みして「よろしくお願いいたします」という文書を用意するとか 「東京」といれると「東京都立大学」としてくれたり、｢平成」とするとその日の年月日、 「貴社」とすると「貴社ますますご清栄…」などど提案してくれる。それでいいなら確定、 いやならescで逃げる。

    これらの定型句は挿入メニュー→定型句...の定型句タブで確認できる。
    

  • オートコレクト おもに英文入力のスペリングの訂正などで威力を発揮する。そのほかにも以下のようにやはり挿入メニュー→定型句...のオートコレクトタブで その内容が確認できる。
    

  これらの機能は便利である反面Wordが勝手な訂正を行ってしまうので自分の意に反した表現になってしまうこともあるので注意が必要である。
  

文書の保存

Microsoft Wordで文章を記していてもそれはウィンドウ上に文字のパターンをおいているだけで、 （システムクラッシュなどの障害で）ウィンドウが消えてなくなるか、固まってしまえば入力文字列は消えてなくなります。 永久的な保存をするためにはそれなりの操作を必要とします。 またそれは頻度を高くして行うべきです。そうすると予期せぬクラッシュでも被害を最小限にとどめて置けます。

• 初めて文書を保存する

  ファイル→名前を付けて保存→保存ダイアログ、そして保存先デバイス、フォルダを指定、ファイル名を指定して保存ボタンをクリック

• 既存の文書の変更を保存する

  ファイル→上書き保存、あるいはツールバーのをクリック。

Wordの終了

書類作り実習1

ここで標準的な文書作成工程をたどりましょう。 少し長い文章を打ち込み、書類の書式を整形します。最終的に図も挿入させます。そしてヘッダー、フッターも入れて仕上げます。

文章：「WWWの仕組み」を新規書類として作成します。

とにかく文字を打ち込む

1. 新規ドキュメントウィンドウを出そう。ここに課題文章を「手で」写し取ることにより自分たちのWordファイルにしていきWord学習のたたき台にしよう。
   
   
2. 途中の図はまず無視してください。文章のみまず打ち込む。
   
   
3. 文字はフォント、サイズ、スタイルと何種類か利用されているようですが 最初はすべて「MS 明朝文章」(日本語）「Century」(英文）「10.5pt」の標準スタイルでだけ打ち込んでください。
   
   
4. 文章は段落分けで改行するときのみEnterキーで改行します。段落第1行目のスペース(インデント） も無視して結構。
   
   
5. 文字のフォント、サイズを標準スタイル設定や他のスタイルで変更したい場合

   書式設定ツールバーの先頭部分か書式メニュー→フォントで以下のような ダイアログのもとで操作します。このダイアログはWordで「見た目がよい」文書を作る場合とりわけよく利用することになるダイアログです。 親しんでおいてください。とりわけフォントの種類、サイズ、フォントのスタイルについてはよく理解しておくことが大事です。

   
6. 改行以外の文章の構造は無視してください。
   
   
7. 保存します。保存はマイドキュメントにMyWordというフォルダを作りそのなかに。 ファイル名は（たとえば）www(.doc)としてください。

ここまでのできあがり

文字のフォント、サイズ、スタイル設定

1. 最初の行（WWWの仕組み）を選び見出し1とスタイルを指定します。以下のように。
   
2. そしてフォントサイズを14ptとします。
   
   ここまでで見出し1の標準設定であるフォント （Arial+MSゴシック）でサイズ14ptの見出しが完成です。
3. 次に全部で4つあるセクションタイトルを見出し2のスタイルと設定します。
   
4. 見出し2のフォントサイズは12ptとしてください。 これで見出し2はArial+MSゴシック、12ptの設定となります。

ここまでの状態

段落表示形式の設定

1. 通常の文書はインデントを設定します。各段落1行目の最初は他の行より2文字右よりに設定 する。そのために
2. 最初のセクションの最初の段落の先頭にポイントし、書式メニュー→段落…をえらび以下のようにインデントと行間隔タブ のインデントの最初の行を「字下げ」に、幅を「2文字」と設定する。そしてOKとする。
   
3. 新しいスタイル(標準+最初の行:2字）ができる。
   
4. 以下すべての段落の先頭にスタイル「最初の行：2字」を適用してください。

ページ設定

ファイルメニュー→ページ設定…で文字数/行、行/ページ、左右上下余白サイズ(トンボ位置）の設定が などができます。この操作で以下のダイアログが出てくるので行数/ページを36から40にしてください。

図の貼り付け

以下の図を自分のフォルダに取り込んでください。

1. そのためにはブラウザでこの図の上にポインタを合わせ右ボタンをクリック。
2. そして名前を付けて画像を保存...というのを選びます。
3. 保存する場所を今現在文書を保存しているフォルダにします。
4. 図の名前はどうでもいいですが、たとえばwwwfig(.gif)とします。.gifは付けなくてかまいません。 これは我々が作成した図であるので著作権とかは気にしなくていいです。

1. wordのwww.doc文書に戻ります。
2. 「WWWの実現とサーバの役割」の前に1行空けて行頭をポイントします。
3. その行は「標準」スタイルにしておく。
4. 挿入→図→ファイルから...を選びます。挿入すべき図を選択。図を入れます。
5. 図が左寄せになっているようであれば書式ツールバーから中央揃えを選び中央に配置します。
6. 図の大きさを以下のツールボックス右から3番目をクリックすることにより指定します。 このダイアログは図をクリック（選択）することによって表れます。
   
7. 例えば以下のように縦横の比を保ったまま、80％程度に縮小させます。
   

ここまでの形

ヘッダーとフッター

最後にどのページにも共通に表れるヘッダー、フッターを整えましょう。 表示メニュー→ヘッダーとフッターを選択。本文はグレイになりヘッダーとフッターが強調されます。 そこに以下のように学修番号、名前を入れます。
→
そして挿入メニュー→日付と時刻…から西暦で今日の日付を入れます。この日付は一見手でタイプ入力したのと 変わりなく見えますが文書を開くたびにその日の日付に自動更新されることに注意してください。

最後にヘッダー幅、全幅で直線を引きます。直線は下部ツールメニュー左にある以下の直線アイコンをクリック して水平線をヘッダー内文字下部に引きます。

そしてヘッダーが出来上がります。

次に↓をタイプしてフッターにいきます。ここの横中央にページ番号を入れます。 挿入メニュー→ページ番号…で操作します。
最終の形

書類作り実習2

例文（）を新規書類として 作成します。 Wordのファイルメニュー→新規作成→(作業ウィンドウの）「白紙の文書」を選びワードに打ち込んでください。 スタイルは標準です。文字のフォントはMS 明朝、 サイズは10.5ptです。この文字設定はWordの標準設定です。

ページ設定は初期設定をそのまま。保存は再びマイドキュメントにMyWordのなかに「講習会お知らせ.doc」 とします。このファイル(文書）はあとで書式、フォントスタイル変更以外に表の挿入という観点から発展させます。